Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die über die Website, die Registrierungsplattformen und die mit der ECE Barcelona 2027 verbundenen Dienste erhoben werden, ist:

Llotja de Cereals de Barcelona

• Steuernummer (NIF): Q0873001B
• Sitz: Passeig Isabel II, 1 (08003 – Barcelona)
• E-Mail: info@ece-barcelona2027.eu

(nachfolgend die „Llotja“).

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• der Website der ECE Barcelona 2027.
• dem Anmeldeverfahren für den Kongress.
• dem Kauf von Eintrittskarten.
• den privaten Nutzerbereichen.
• der Teilnahme von Besuchern, Kongressteilnehmern, Sponsoren und Ausstellern.
• der Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kongress.
• dem Besuch der Veranstaltung.

3. Daten, die wir verarbeiten können

Wir können die folgenden Datenkategorien verarbeiten:

• Vor- und Nachname.
• Unternehmen oder Organisation.
• Berufliche Position.
• E-Mail-Adresse.
• Telefonnummer.
• Postanschrift.
• Rechnungsdaten.
• NIF oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT Number).
• Zugangsdaten für die Plattform.
• Anmeldeverlauf.
• Informationen über die Teilnahme am Kongress.
• Kommunikation mit der Organisation.
• Technische Nutzungsdaten der Website.

4. Zwecke der Verarbeitung

a) Verwaltung der Anmeldungen

Verwaltung der Anmeldungen und der Teilnahme an der ECE Barcelona 2027.

b) Verwaltung der Eintrittskarten

Abwicklung des Kaufs von Eintrittskarten, der Akkreditierungen, der Zugangsprüfungen und anderer Leistungen im Zusammenhang mit dem Besuch des Kongresses.

c) Verwaltung der privaten Bereiche

Ermöglichung des Zugangs zu den privaten Bereichen und ihrer Nutzung durch:

• Sponsoren.
• Aussteller.
• Kongressteilnehmer.

In diesen Bereichen können Informationen abgerufen, Daten aktualisiert, die Teilnahme verwaltet und mit der Llotja kommuniziert werden.

d) Verwaltung von Sponsoren und Ausstellern

Verwaltung der vertraglichen, logistischen und operativen Beziehungen im Zusammenhang mit Sponsoring, Ausstellungsflächen und zugehörigen Leistungen.

e) Bearbeitung von Anfragen

Beantwortung von Fragen, Meldungen oder Anliegen, die über einen beliebigen Kontaktkanal eingehen.

f) Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Kongress

Versand relevanter Informationen über:

• die Organisation der Veranstaltung.
• logistische Aspekte.
• Programmänderungen.
• organisatorische Mitteilungen.

g) Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Erfüllung der geltenden gesetzlichen, steuerlichen, verwaltungsrechtlichen und sicherheitsbezogenen Pflichten.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden auf folgender Grundlage verarbeitet:

• Erfüllung des Vertragsverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
• Berechtigtes Interesse der Llotja an der Organisation und Bewerbung der Veranstaltung.
• Einwilligung der betroffenen Person, sofern erforderlich.

6. Dienstleister

Zur ordnungsgemäßen Erbringung der Leistungen im Zusammenhang mit der ECE Barcelona 2027 kann die Organisation bestimmte Daten an Dienstleister weitergeben, die als Auftragsverarbeiter tätig sind.

Anmelde- und Ticketing-Plattform

Über diese Plattform werden unter anderem abgewickelt:

• die Anmeldungen.
• der Verkauf von Eintrittskarten.
• die Akkreditierungen.
• die Zugangskontrolle.
• die Validierung der Teilnehmenden.

Webentwicklung und private Bereiche

Die Organisation kann weitere Dienstleister in folgenden Bereichen einsetzen:

• Webhosting.
• E-Mail.
• Webanalyse.
• Marketingmanagement.
• Technologiedienstleistungen.

7. Internationale Datenübermittlungen

Sofern einer der eingesetzten Dienstleister eine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums mit sich bringt, erfolgt diese mit den Garantien, die das anwendbare Datenschutzrecht vorschreibt.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, und danach für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Im Einzelnen:

• Daten zur Verwaltung der Anmeldungen, Akkreditierungen und der Teilnahme an der Veranstaltung werden während der Veranstaltung und bis zu zwei Jahre nach ihrem Ende gespeichert, sofern die betroffene Person nicht gegebenenfalls schon vorher ihre Löschung verlangt.
• Daten, die mit dem Benutzerkonto der Veranstaltungs-App verbunden sind, werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist, und nach dem Ende der Veranstaltung höchstens zwei Jahre, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Daten zur Rechnungsstellung und Verwaltung werden für die Dauer der steuer-, buchhaltungs- und handelsrechtlichen Fristen gespeichert.
• Daten, die für den Versand von Informationen über künftige Ausgaben der Veranstaltung verarbeitet werden, werden gespeichert, bis die betroffene Person der Verarbeitung widerspricht oder ihre Einwilligung widerruft.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

9. Fotos und Aufzeichnungen

Während des Kongresses können Fotos, Audioaufnahmen und audiovisuelle Aufnahmen der Teilnehmenden angefertigt werden.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das berechtigte Interesse der Organisation, die während der Veranstaltung durchgeführten Aktivitäten zu dokumentieren, darüber zu informieren und sie bekannt zu machen sowie künftige Ausgaben und damit verbundene Aktivitäten zu bewerben.

Dieses Material kann verwendet werden für:

• die Bekanntmachung des Kongresses.
• die Veröffentlichung von Inhalten auf der Website.
• Unternehmenspublikationen.
• soziale Medien.
• die Bewerbung künftiger Ausgaben der ECE.

Werden Einzelaufnahmen oder eindeutig identifizierende Fotos oder Aufzeichnungen für bestimmte Werbezwecke angefertigt, kann die Organisation, soweit erforderlich, die vorherige Einwilligung der betroffenen Personen einholen.

Die Teilnehmenden können ihre Datenschutzrechte ausüben und der Verarbeitung ihres Bildes widersprechen, wenn besondere Umstände dies rechtfertigen.

10. Rechte der betroffenen Personen

Jede Person kann folgende Rechte ausüben:

• Auskunft.
• Berichtigung.
• Löschung.
• Widerspruch.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit.

Anträge können gerichtet werden an: info@ece-barcelona2027.eu

Darüber hinaus können betroffene Personen eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) einreichen.

11. Cookies

Die Website verwendet technische Cookies und gegebenenfalls weitere Analyse- oder Werbe-Cookies.

12. Änderungen

Die Organisation behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an gesetzliche, technische oder organisatorische Neuerungen anzupassen.