Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées par l'intermédiaire du site web, des plateformes d'inscription et des services liés à l'ECE Barcelona 2027 est :

Llotja de Cereals de Barcelona

• NIF : Q0873001B
• Siège social : Passeig Isabel II, 1 (08003 – Barcelona)
• Adresse e-mail : info@ece-barcelona2027.eu

(ci-après, la « Llotja »).

2. Champ d'application

La présente Politique de confidentialité régit le traitement des données personnelles en lien avec :

• Le site web de l'ECE Barcelona 2027.
• Le processus d'inscription au congrès.
• L'achat de billets.
• Les espaces privés des utilisateurs.
• La participation des visiteurs, congressistes, sponsors et exposants.
• Les communications liées au congrès.
• La présence à l'événement.

3. Données que nous pouvons traiter

Nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Nom et prénom.
• Entreprise ou organisation.
• Fonction professionnelle.
• Adresse e-mail.
• Numéro de téléphone.
• Adresse postale.
• Données de facturation.
• NIF ou numéro de TVA.
• Identifiants d'accès à la plateforme.
• Historique des inscriptions.
• Informations sur la participation au congrès.
• Communications échangées avec l'Organisation.
• Données techniques de navigation.

4. Finalités du traitement

a) Gestion des inscriptions

Gérer les inscriptions et la participation à l'ECE Barcelona 2027.

b) Gestion des billets

Gérer l'achat de billets, les accréditations, les validations d'accès et les autres services associés à la participation au congrès.

c) Gestion des espaces privés

Permettre l'accès aux espaces privés et leur utilisation par :

• Les sponsors.
• Les exposants.
• Les congressistes.

Ces espaces peuvent permettre de consulter des informations, de mettre à jour des données, de gérer la participation et d'interagir avec la Llotja.

d) Gestion des sponsors et des exposants

Administrer les relations contractuelles, logistiques et opérationnelles liées aux parrainages, aux espaces d'exposition et aux services associés.

e) Traitement des demandes

Répondre aux questions, incidents ou demandes formulés par tout canal de contact.

f) Communications liées au congrès

Envoyer des informations pertinentes sur :

• L'organisation de l'événement.
• Les aspects logistiques.
• Les modifications du programme.
• Les communications opérationnelles.

g) Respect des obligations légales

Respecter les obligations légales, fiscales, administratives et de sécurité applicables.

5. Base juridique du traitement

Les données personnelles seront traitées sur la base de :

• L'exécution de la relation contractuelle ou précontractuelle.
• Le respect d'obligations légales.
• L'intérêt légitime de la Llotja dans la gestion et la promotion de l'événement.
• Le consentement de la personne concernée, lorsqu'il est nécessaire.

6. Prestataires de services

Pour la bonne prestation des services liés à l'ECE Barcelona 2027, l'Organisation peut partager certaines données avec des prestataires agissant en qualité de sous-traitants.

Plateforme d'inscription et de billetterie

Cette plateforme permettra notamment de gérer :

• Les inscriptions.
• La vente de billets.
• Les accréditations.
• Le contrôle des accès.
• La validation des participants.

Développement web et espaces privés

L'Organisation pourra faire appel à d'autres prestataires en matière de :

• Hébergement web.
• Messagerie électronique.
• Mesure d'audience web.
• Gestion du marketing.
• Services technologiques.

7. Transferts internationaux

Si l'un des prestataires utilisés implique des transferts internationaux de données en dehors de l'Espace économique européen, ceux-ci seront effectués avec les garanties exigées par la réglementation applicable en matière de protection des données.

8. Conservation des données

Les données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et, ensuite, pendant les délais exigés par la réglementation applicable.

En particulier :

• Les données relatives à la gestion des inscriptions, des accréditations et de la participation à l'événement seront conservées pendant la tenue de l'événement et jusqu'à deux ans après sa fin, sauf si la personne concernée en demande l'effacement plus tôt, lorsque cela est justifié.
• Les données associées au compte utilisateur de l'application de l'événement seront conservées tant que le compte reste actif et, une fois l'événement terminé, pendant deux ans au maximum, sauf obligation légale de conservation plus longue.
• Les données relatives à la facturation et à la gestion administrative seront conservées pendant les délais exigés par la réglementation fiscale, comptable et commerciale.
• Les données traitées pour l'envoi de communications d'information sur les futures éditions de l'événement seront conservées jusqu'à ce que la personne concernée s'oppose au traitement ou retire son consentement, selon le cas.

À l'expiration de ces délais, les données seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

9. Photographies et enregistrements

Pendant le congrès, des photographies, des enregistrements audio et des enregistrements audiovisuels des participants pourront être réalisés.

La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime de l'organisation à documenter, faire connaître et diffuser les activités menées pendant l'événement, ainsi qu'à promouvoir les futures éditions et les activités connexes.

Ce matériel pourra être utilisé pour :

• Faire connaître le congrès.
• Publier du contenu sur le site web.
• Des publications institutionnelles.
• Les réseaux sociaux.
• Promouvoir les futures éditions de l'ECE.

Lorsque des photographies ou enregistrements individuels ou permettant clairement d'identifier une personne sont réalisés pour des usages promotionnels spécifiques, l'organisation pourra demander le consentement préalable des personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

Les participants pourront exercer leurs droits en matière de protection des données et s'opposer au traitement de leur image lorsque des circonstances particulières le justifient.

10. Droits des personnes concernées

Toute personne peut exercer les droits :

• D'accès.
• De rectification.
• D'effacement.
• D'opposition.
• De limitation du traitement.
• De portabilité.

Les demandes peuvent être adressées à : info@ece-barcelona2027.eu

Les personnes concernées peuvent également introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (AEPD).

11. Cookies

Le site web utilise des cookies techniques et, le cas échéant, d'autres cookies d'analyse ou publicitaires.

12. Modifications

L'Organisation se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité afin de l'adapter aux évolutions législatives, techniques ou organisationnelles.